Facturas

Una factura puede nacer de una reserva — porque el cliente te la pide en el mostrador o la marcó él mismo al reservar por internet — o crearse a mano desde la pantalla Facturación, para ventas fuera del sistema. Las de reserva se emiten desde la ficha de la reserva; todas, vengan de donde vengan, se consultan en Facturación.

La facturación está en los planes Completo y Multi-Base: con el plan Esencial la pantalla no aparece en el menú (planes y límites).

Última revisión: 31 de agosto de 2026.

¿Simplificada o completa?

La decisión la marcan los datos fiscales del cliente:

Sin datos del cliente, ReefDesk emite una factura simplificada (el ticket de toda la vida, sin identificar al comprador). Tiene un límite: hasta 400 € y solo en euros. La propia tarjeta lo dice: «sin datos del cliente se emite una factura simplificada (hasta 400 €)».
Con nombre o razón social, NIF y dirección, la factura sale completa — y una factura completa no tiene límite de importe. Un curso de 600 € se factura sin problema: solo hay que rellenar los datos del cliente.

VeriFactu, hoy

Antes de la primera factura

Completa el perfil de facturación en Configuración → Facturación: razón social, NIF, dirección fiscal, serie de facturas, número de la primera factura e IVA por defecto. Revísalo con calma: al emitir la primera factura el perfil queda sellado y cualquier cambio posterior hay que solicitárnoslo. Guía: Perfil fiscal.

Cómo se numeran las facturas

Cada factura lleva una serie y un número: R-12. Es el mismo par que verás en el listado, en la tarjeta de la reserva y en el PDF, y el mismo que se registra en la AEAT.

Dos cosas que conviene saber antes de facturar:

La numeración no se reinicia en enero. Después de la R-148 de diciembre viene la R-149, sea del año que sea. El año no forma parte del número: va en la fecha de expedición de la factura.
Puedes continuar la numeración que ya traías. Si vienes de otro programa y tu última factura fue la 1450, pones 1451 en «Primera factura (nº)» del perfil fiscal y ReefDesk sigue por ahí. No hay que empezar de cero.

Si tu asesoría prefiere ver el año en el número, ponlo en la serie: una serie 2026 da facturas 2026-1, 2026-2… y en enero la cambias a 2027. Ten en cuenta que entonces la numeración sí arranca de nuevo en cada serie.

Las rectificativas llevan serie propia (de la serie R nace RR) con su propia numeración — Rectificar o anular una factura.

Emitir la factura de una reserva

Solo un administrador puede emitir, desde la ficha de la reserva (tarjeta Factura) o desde Facturación → Nueva factura → De una reserva (ver Emitir desde la pantalla Facturación). La reserva no tiene que estar pagada: la factura se emite por el servicio, no por el cobro. Si está cobrada, el PDF dice cómo y cuándo se pagó; si no (o solo en parte), sale como pendiente de pago con el vencimiento y el canal de cobro que hayas elegido en el perfil fiscal — el IBAN para transferencia o un enlace de pago con tarjeta (Perfil fiscal). Solo una reserva cancelada o reembolsada no se puede facturar.

Abre la reserva y baja hasta la tarjeta de factura.
Revisa los Datos de facturación del cliente. Si la reserva llegó de la tienda con la casilla «Necesito factura», ya vienen rellenos con lo que escribió el cliente — corrígelos si hace falta. Sin datos, saldrá simplificada (con su límite de 400 €).
Revisa las Líneas de la factura: ReefDesk siembra una línea con el producto y el importe de la reserva, con el IVA por defecto del centro, y puedes añadir o quitar conceptos (Añadir línea, Quitar línea). La suma debe cuadrar con el importe de la reserva: si no, la emisión avisa y se bloquea.
Pulsa Emitir factura.

Si la emisión falla por un problema temporal, el botón pasa a Reintentar emisión y las líneas quedan fijadas: «el reintento re-emite la factura exactamente como se guardó». No se duplica — si la factura ya existía, ReefDesk te lo dice tal cual.

Emitir desde la pantalla Facturación

El botón Nueva factura de la pantalla Facturación (solo administradores) tiene dos pestañas:

De una reserva. Busca la reserva por localizador, nombre del cliente o id, elígela y aparece el mismo formulario que en su ficha (datos fiscales, líneas que cuadran con el importe, botón Emitir factura). Es el camino de quien factura a fin de mes sin abrir reserva a reserva. Una reserva que ya tiene factura o está cancelada aparece marcada y no se puede elegir; una emisión fallida se reintenta desde aquí igual que desde la ficha.
Sin reserva. La factura manual que se explica a continuación.

Crear una factura sin reserva

Para una venta que no pasó por ReefDesk — material en el mostrador, un cargo suelto — un administrador puede facturar desde la pantalla Facturación con el botón Nueva factura, pestaña Sin reserva.

El formulario es el mismo que en la reserva: los datos fiscales del cliente (opcionales hasta 400 € en euros, como siempre) y las líneas con su IVA. Las diferencias con la factura de una reserva son dos: las líneas empiezan vacías — aquí no hay producto del que partir — y la suma no tiene que cuadrar con ningún importe, porque no hay reserva de referencia: lo que sumen las líneas es lo que se factura.

La factura sale por la misma serie y numeración que las demás, con el mismo circuito (VeriFactu o interna según tu centro) y el mismo PDF. En el listado se distingue porque no tiene el enlace «Ver reserva».

Rectificar y anular funcionan igual que para cualquier otra factura, desde las acciones de su fila en Facturación: Rectificar o anular una factura.

Después de emitir

La tarjeta y el listado muestran la factura con su serie y número (por ejemplo R-12), igual que el PDF.
El PDF se descarga desde la tarjeta o desde Facturación. Con VeriFactu activo, el PDF no se genera hasta que la factura consta registrada en la AEAT — es un seguro de integridad, no un fallo.
Si la factura se registró con VeriFactu, tendrás también su QR de verificación.
Una factura emitida no se edita. Si algo está mal, el camino es una rectificativa o la anulación: Rectificar o anular una factura.
Enviar por email: junto a la descarga tienes Enviar por email — se abre un diálogo con el email de la reserva ya puesto (editable) y el correo sale con el PDF adjunto, en el idioma de la interfaz. Funciona también desde el listado de Facturación, incluidas las facturas manuales.

La pantalla Facturación

En el menú lateral, Facturación (app.reefdesk.io/invoices) lista «todas las facturas emitidas por el centro». Es un módulo con permiso propio (Facturación, en la matriz de usuarios) que no se concede por defecto a los usuarios nuevos: dáselo a quien lo necesite.

Filtros por número o reserva («Buscar por número (R-12), serie o reserva…»), serie, tipo (Completa / Simplificada / Rectificativa), fechas y estado AEAT. Los filtros viven en la URL: la vista se puede compartir.
Estados AEAT de cada factura: Pendiente (registro en curso), Registrada, Con avisos, Rechazada (toca rectificar), Error e Interna (facturación sin AEAT).
El panel Requieren atención aparece solo cuando hay algo: rechazadas, con avisos, emisiones fallidas y descuadres de reconciliación. Una emisión fallida de reserva se reintenta desde su ficha («Reintentar en la reserva»); una manual, con el botón Reintentar del propio panel — sin duplicarla.
Exportar CSV descarga el listado filtrado (hasta 1.000 facturas; si se corta, te avisa para afinar los filtros).
La columna Cobro dice si la factura está Cobrada, con Cobro parcial o Pendiente de cobro según la caja hoy (no según lo que decía el PDF al emitirse): las de reserva miran los cobros de la reserva; las manuales, los cobros registrados sobre la propia factura. Las rectificativas y las manuales anuladas o rectificadas no la tienen. Pulsa el estado para ver los cobros que hay detrás.
El filtro Cobro (Cobradas, Parciales, Sin cobrar) deja el listado solo con las facturas en ese estado — con el contador y las páginas ajustados — para perseguir impagos o exportarlos al CSV.
Nueva factura (solo administradores) emite la factura de una reserva buscándola aquí, o crea una factura manual sin reserva — ver Emitir desde la pantalla Facturación.
Acciones por factura: Descargar PDF, Enviar por email, abrir el QR, Ver reserva (las manuales no lo tienen) y — solo para administradores, sobre facturas aún vigentes — Rectificar y Anular: Rectificar o anular una factura.

Si la emisión se bloquea

El aviso te dice la causa con el mensaje exacto. Las más habituales:

Lo que ves	Qué hacer
«La reserva está cancelada o reembolsada: no se factura.»	Una reserva cancelada o reembolsada no se factura; si hubo un cobro que devolver, el camino es la rectificativa de la factura que ya exista
«Por encima de 400 € la factura debe ser completa: añade los datos de facturación del cliente.»	Rellena los datos fiscales del cliente en la tarjeta — la completa no tiene límite
«Faltan los datos de facturación del cliente.»	En moneda distinta del euro la factura siempre es completa: rellénalos
«La suma de las líneas no coincide con el importe de la reserva.»	Ajusta las líneas hasta cuadrar el total
«Falta el perfil de facturación del centro (Ajustes → Facturación).»	Complétalo antes de emitir
«Solo un administrador del centro puede hacer esto.»	Pídeselo a un administrador
«Emisión en curso… recarga en unos segundos»	Espera y recarga. No emitas otra vez encima

Preguntas que nos hacéis

¿Puedo facturar una reserva ya pasada? Sí, mientras la reserva exista y cumpla los requisitos.

¿Y si el cliente pide la factura días después? Abre su reserva, rellena sus datos fiscales en la tarjeta y emite. No hacía falta que lo pidiera al reservar.

¿Puedo hacer una factura sin reserva? Sí: botón Nueva factura en la pantalla Facturación, solo para administradores. Ver Crear una factura sin reserva.

¿La factura se le envía sola al cliente? No. Se genera el PDF y tú decides cómo hacérselo llegar.